Kunden- und Projektnummern automatisch vergeben

Das System kann Kunden und Projekten automatisch fortlaufende Nummern zuweisen. Sie können dabei selbst festlegen, mit welcher Nummer die Zählung beginnt und wie die Nummer aufgebaut ist, zum Beispiel mit einem Präfix oder der Jahreszahl. So lassen sich Überschneidungen mit einer bereits bestehenden Nummerierung vermeiden.

Wo finde ich die Einstellung?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Einstellungen und wechseln Sie auf den Reiter Kunden & Projekte. Unter der Überschrift Nummerierung & Anzeige finden Sie die Auswahl „Kunden & Projekte: automatisch fortlaufende Kunden- & Projekt-Nummer vergeben".

Die drei Vergabe-Arten

• Keine Nummern verwenden: Kunden und Projekte erhalten keine Nummer.
• Automatisch vergeben: Das System vergibt fortlaufende Nummern selbstständig. Erst bei dieser Auswahl erscheinen die Einstellungen für den Nummernkreis.
• Manuell vergeben: Sie tragen die Nummer bei jedem Kunden bzw. Projekt selbst ein.

Den Nummernkreis einstellen

Sobald Sie „automatisch vergeben" gewählt haben, erscheinen zwei getrennte Bereiche: einer für die Kunden-Nummern und einer für die Projekt-Nummern. Beide lassen sich unabhängig voneinander einstellen. Je Bereich stehen folgende Felder zur Verfügung:

• Startnummer: Ab welcher laufenden Nummer die Vergabe beginnen soll. Sinnvoll, um eine bestehende Nummerierung fortzuführen, zum Beispiel ab 10656.
• Präfix: Ein fester Text, der vor der Nummer steht, zum Beispiel „K-".
• Format: Der Aufbau der Nummer. Verfügbare Platzhalter sind {PREFIX} (das Präfix), {YEAR} (die vierstellige Jahreszahl) und {NUMBER} (die laufende Nummer). Der Platzhalter {NUMBER} muss immer enthalten sein.
• Stellenzahl: Füllt die laufende Nummer mit führenden Nullen auf die gewünschte Länge auf. Bei Stellenzahl 5 wird aus 1 zum Beispiel 00001. Der Wert 0 bedeutet keine Auffüllung.
• Nummernkreis jährlich zurücksetzen: Wenn aktiviert, beginnt die Zählung zu Jahresbeginn wieder von vorne. Diese Option ist nur sinnvoll, wenn der Platzhalter {YEAR} im Format enthalten ist.

Unter jedem Bereich sehen Sie eine Vorschau der nächsten Nummer, die sich sofort aktualisiert, während Sie die Einstellungen ändern. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Beispiele für Formate

• {NUMBER} ergibt eine reine Zahl, zum Beispiel 1056 (Standard).
• {PREFIX}{NUMBER} mit Präfix „K-" und Stellenzahl 5 ergibt K-01056.
• {YEAR}/{NUMBER} ergibt 2026/1056.
• {PREFIX}{YEAR}-{NUMBER} mit Präfix „K-" und Stellenzahl 5 ergibt K-2026-01056.

Wichtige Hinweise

• Bereits vergebene Nummern bleiben unverändert. Änderungen am Format wirken sich nur auf neu vergebene Nummern aus.
• Die Startnummer ist eine Untergrenze. Liegen bereits höhere Nummern vor, zählt das System dort weiter, damit keine Nummer doppelt vergeben wird. Ist die Startnummer höher als der bisherige Höchststand, beginnt die Zählung bei der Startnummer.
• Kunden und Projekte sind unabhängig. Sie können für Kunden ein anderes Format wählen als für Projekte oder nur bei einem von beidem ein Format setzen.

Häufige Fragen

Ändern sich meine bereits vergebenen Kundennummern, wenn ich ein Präfix hinzufüge?
Nein. Bestehende Nummern bleiben so, wie sie sind. Das neue Format gilt nur für Kunden und Projekte, die danach neu angelegt werden.

Ich habe schon Kunden mit den Nummern 1 bis 500. Kann ich neue Nummern erst ab 10000 starten lassen?
Ja. Tragen Sie bei der Startnummer den gewünschten Wert ein. Liegt er über dem bisherigen Höchststand, wird die nächste Nummer diese Startnummer verwenden.

Wozu dient die Option „jährlich zurücksetzen"?
Damit beginnt die laufende Nummer jedes Jahr wieder bei der Startnummer, zum Beispiel 2026/1, 2026/2 und im Folgejahr 2027/1. Bauen Sie dafür den Platzhalter {YEAR} in das Format ein, damit sich die Nummern nicht wiederholen.

Muss ich meine Änderungen speichern?
Nein. Die Einstellungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie ein Feld ändern.

Die Nummernfelder werden nicht angezeigt.
Die Felder für den Nummernkreis erscheinen nur, wenn bei der Vergabe-Art „automatisch vergeben" ausgewählt ist.