Wie funktioniert der Excel-Import von Mitarbeiter-Daten?

Wo finde ich den Import?

1. Gehen Sie im Verwaltungssystem auf Admin.
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter-Import über Excel.

So läuft der Import ab

1. Vorlage laden:
   Auf der Seite finden Sie den Button „Import-Vorlage herunterladen“. Laden Sie die Excel-Datei, tragen Sie Ihre Mitarbeiter ein und speichern Sie die Datei.
2. Alternativ => Eigene Liste geht auch:
   Sie können stattdessen Ihre eigene Excel nutzen. Später ordnen Sie die Spalten unserer App zu.
3. Einstellung prüfen:
   Optional: Haken bei „Zugangsdaten direkt an Mitarbeiter per E-Mail senden“, wenn die App-Zugänge nach dem Import automatisch verschickt werden sollen.
4. Excel hochladen:
   Klicken Sie auf „Excel-Datei hochladen“ und wählen Sie Ihre .xls oder .xlsx Datei.
5. Spalten zuordnen:
   Es öffnet sich ein Fenster „Import-Felder zuordnen“. Wählen Sie für jede Excel-Spalte das passende App-Feld (wir zeigen Ihnen Beispiel-Werte zur Orientierung).
6. Import starten:
   Klicken Sie auf „importieren“. Am Ende sehen Sie eine Meldung, z. B. „12 Mitarbeiter hinzugefügt, 3 Mitarbeiter aktualisiert“.

Hinweis: Der Import funktioniert auch, wenn nicht alle Felder gefüllt sind. Für neue Mitarbeiter reichen Vorname und Nachname. E-Mail/Anmeldename und Passwort werden bei Bedarf automatisch erzeugt.

Was passiert bei vorhandenen Mitarbeitern?

• Gibt es schon einen Mitarbeiter, wird er aktualisiert, statt doppelt angelegt.
• Die Erkennung passiert zuerst über Personal-Nummer, sonst über E-Mail/Anmeldename (nur, wenn in der Datei vorhanden), sonst über Vorname + Nachname (wenn eindeutig).
• Ist eine Zuordnung nicht eindeutig, wird die Zeile übersprungen (Sicherheit geht vor).

Welche Felder können importiert werden?

Sie können viele Stammdaten und Einstellungen übernehmen. Die wichtigsten sehen Sie hier im Überblick. (Nicht alle sind Pflicht.)

Grunddaten

• Personal-Nummer
• Vorname, Nachname
• E-Mail / Anmelde-Name (für App-Login)
• Passwort (optional – wird sonst automatisch erstellt)
• Geburtstag
• Eintritts-Datum, Austritts-Datum
• Adresse, PLZ, Ort
• Telefon
• Bezeichnung/Job (frei nutzbar)

Rollen & Funktionen

• Admin/Führungskraft (Ja/Nein)
• Vorarbeiter (Ja/Nein)
• Nutzer-Rollen (z. B. eigene Rechte-Rolle; Name wie in Ihrer Verwaltung)
• Mitarbeiter-Funktion (z. B. „Zimmerer“, „Polier“ – wird bei Bedarf automatisch angelegt)
• Abteilung (wird bei Bedarf automatisch angelegt)

Planung & App-Einstellungen

• Farbe für Kalender
• In Planung ausblenden (Ja/Nein)
• Termin-Erinnerung aktiv (Ja/Nein) & Vorlaufzeit
• Anzeigename in der Planung (Alias)
• App-Sprache/Übersetzung (falls gebucht)

Zeiterfassung & Stundenkonto

• Stundenkonto verwenden (Ja/Nein)
• Start-Tag Stundenkonto (ab wann gerechnet wird)
• Überstunden Übertrag (Minuten oder Stundenangabe; wird zum Start-Tag eingetragen)
• Arbeitszeitmodell (Name – wird bei Bedarf automatisch angelegt und zugewiesen)
• Erinnerung, wenn keine Zeiten erfasst wurden (Ja/Nein) & Uhrzeit
• „Zeiten aus Planung/Arbeitszeitmodell automatisch übernehmen“ (Ja/Nein)
• GPS-Tracking bei Stoppuhr (Ja/Nein)
• Lohnabschlag (frei nutzbar)
• Standard-Lohnart (falls gepflegt)

Urlaub

• Urlaub-Übertrag vom Vorjahr (Tage)
• Urlaubsanspruch für aktuelles und kommende Jahre (Tage)

Weitere Zuordnungen

• Projekt-Zuordnung (Projektname – Mitarbeiter wird dem Projekt zugeordnet, wenn es gefunden wird)

Extras: Haben Sie eigene Mitarbeiter-Felder in der App angelegt (Formular-Baukasten), können auch diese importiert werden – wenn die Spalten-Überschrift in Excel exakt dem Feldnamen entspricht.

Dateiformat & Tipps

• Erlaubt sind .xls und .xlsx.
• Ja/Nein-Felder: alles außer „0“/„nein“ wird als Ja gewertet.
• Datumsfelder: gängige Formate werden erkannt (z. B. 01.03.24 oder 2024-03-01).
• Sind E-Mail/Anmeldename doppelt, hängt die App zur Not automatisch eine Zahl an (z. B. „meier1“).

Kurz zusammengefasst

• Unter Admin → Mitarbeiter-Import über Excel Vorlage laden oder eigene Excel nutzen.
• Datei hochladen, Spalten einmalig zuordnen, importieren.
• Neue Mitarbeiter werden angelegt, vorhandene sauber aktualisiert.
• Viele Felder werden unterstützt – von Stammdaten bis Stundenkonto und Urlaub.
• Optional: App-Zugänge automatisch an Mitarbeiter per E-Mail versenden.