Wie kann ich Spesen/Auslösen erfassen?

Anwendungsfall:
Wenn Mitarbeiter während ihrer Arbeit Ausgaben haben – z. B. für Verpflegung, Übernachtung oder Fahrtkosten – müssen diese korrekt erfasst werden, um eine transparente Abrechnung zu gewährleisten. In der MeinHandwerker-App kannst du Spesen direkt in der Zeiterfassung hinterlegen, sodass sie automatisch in der Auswertung erscheinen.

Das bedeutet:

✅ Keine manuelle Nachbearbeitung von Spesenabrechnungen

✅ Direkte Zuordnung der Kosten zu Arbeitszeiten und Projekten

✅ Volle Transparenz für Arbeitgeber und Mitarbeiter

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die Spesen-/Auslösen-Erfassung aktivierst und Mitarbeiter diese Funktion nutzen können.

So aktivierst du die Spesen-Erfassung:

    1.    Öffne das Menü “Admin”.

    2.    Wähle “Einstellungen” → “Zeiterfassung”.

    3.    Klicke auf den Button “Eigene Zeiterfassungsfelder anlegen”. 

    4.    Ein neues Fenster wird angezeigt.

    5.    Klicke auf den Button “Eigene Zeiterfassungsfelder anlegen”  trage den Namen

    “Auslöse” ein. Für unser Beispiel belasse die Art auf "Auswahlfeld (Optionen selbst definierbar)"

Sie haben das Feld "Auslöse" angelegt . Nehmen Sie die Einstellungen vor wie unten zusehen.

Jetzt können Mitarbeiter bei der Zeiterfassung die entsprechenden "Auslöse" auswählen.

Diese werden dann in der Auswertung angezeigt.

Bild 1.2:
In der App kann das dann folgendermaßen ausgewählt werden:

Bild 2.2:
Anzeige in Zeiterfassung/Auswertung (ggf. als Spalte einblenden)

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Die Spesen erscheinen nicht in der Zeiterfassung (Verwaltung).

Lösung: 

• Überprüfen Sie, ob das Feld in den Einstellungen aktiviert wurde.

Problem: Mitarbeiter können keine Spesen eintragen.

Lösung:

• Prüfen Sie, ob das Feld auf aktiv gesetzt wurde und kein Haken bei “In-App-Ausblenden” aktiviert ist.
• Stellen Sie sicher, dass die Nutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.